Austrittsgespräche erfolgreich gestalten

12. März 2024 | Diana Roth, Herzblutpersonalerin bei Diana Roth Coaching

Wusstest Du schon…
dass die HR-Fachperson bei Austrittsgesprächen (egal ob der Mitarbeitende oder die Firma gekündigt hat) eine wohlwollende und interessierte Haltung einnehmen sollte?

Das Austrittsgespräch ist keine Schuldzuweisung und es ist keine Abrechnung, sondern gehört zum Trennungsprozess dazu. Es mindert gehässige Bemerkungen bei Kununu und es hilft Dir, Massnahmen zu entwickeln, die aufgrund von belegbaren Äusserungen ehemaliger Mitarbeitenden sinnvoll sind. Schlussendlich geht es um die individuelle Meinung eines austretenden Mitarbeitenden. Betrachte das Ganze als die grosse Chance eines Unternehmens, Feedback einzuholen. Und wir wissen, das ist nur eine Sichtweise und hat ganz viel auch mit der Person zu tun, die vor uns sitzt.

Ja – auch wenn das Feedback emotional durchzogen ist: Austretende Mitarbeiter sind die beste Quelle, denn sie haben nichts mehr zu verlieren.

Tipp Nummer 1:

Das HR führt Austrittsgespräche. Denn das HR ist die neutrale, professionelle Einheit, die beim Trennungsprozess schaut, dass das Unternehmen aus jedem Austritt lernen kann.

Der Vorgesetzte führt ein anderes Gespräch. D.h. ein Vorgesetzter sollte niemals beim Austrittsgespräch dabei sein.

Tipp Nummer 2:

Führe strukturierte Austrittsgespräche, damit Du nachher eine Jahresstatistik (ohne Angabe von Namen) erstellen kannst. Jedes Gespräch muss die gleichen Themen behandeln. Manche HR-Kolleg:innen führen einen Gesprächsleitfaden und nehmen die Antworten auf.

Ich arbeite seit mehr als 20 Jahren mit den bye-bye-Dialogkarten. Diese lassen das vielleicht angespannte Gespräch (je nach Austrittsgrund) in einem offenen Dialog münden. Der spielerische Ansatz des Gesprächs und auch, dass man dabei nicht sitzt, entspannt die Situation.

Egal, welche Methode Du nutzt: Die Fragen und Themen müssen vergleichbar sein und statistisch am Jahresende gut aufbereitet werden.

Tipp Nummer 3:

Achte darauf, dass das Arbeitszeugnis vorher übergeben wird. Dies, damit jegliche Hemmungen abfallen und das Gegenüber Klartext spricht.

Hinweis: Sollten die HR-Abläufe so vorzeitig nicht abgeschlossen sein, übergebe den mit dem Vorgesetzten abgestimmten Entwurf. Je nach Unternehmenskultur kann es auch üblich sein, dass das Arbeitszeugnis vorher zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitenden besprochen wird.

Und übrigens: Fachbücher sprechen von der Gastgeberhaltung der Personalabteilung. Verabschiede den Austretenden – egal was er/sie gesagt hat – mit Respekt, Anstand, Wertschätzung. Deine „Ich bin OK – Du bist OK-Haltung“ ist entscheidend.