Das Jahresende kommt näher – Tipps für den Lohnabschluss

08. Oktober 2024 | Katja Barmettler, dipl. Treuhandexpertin bei der OPES AG

Das Jahr 2024 neigt sich bereits wieder dem Ende zu. Um den Lohnabschluss möglichst effizient und speditiv zu gestalten, gebe ich euch gerne einige Ratschläge mit auf den Weg.

Grundlage für einen speditiven Lohnabschluss bilden die aktuellen und korrekten Lohndaten. Wenn ich beispielsweise eine neue Lohnart verwende, prüfe ich gleich, ob diese korrekt in den Lohnausweis gerechnet wird und ob die Basis zur Jahreslohnmeldung stimmt. Auch wenn Mitarbeitende unterjährig das Arbeitspensum verändern, kann dies schon vorzeitig bei der Ziffer 15 im Lohnausweis unter Bemerkungen hinterlegt werden. Wer Mühe hat, den sozialversicherungspflichtigen Lohn festzulegen, kann die Wegleitung zum massgebenden Lohn zur Hilfe nehmen.

Die Lohnmeldungen können an die meisten Versicherungsgesellschaften bequem via ELM (einheitliches Lohnmeldeverfahren) erledigt werden. Dies erspart lästiges Ausfüllen von Papierdeklarationen oder das Durchklicken auf verschiedenen Meldeplattformen. Hier findet ihr eine Übersicht der empfangsbereiten Datenempfänger. Sobald im Lohnprogramm ein neues Jahr eröffnet ist, lohnt es sich, die ELM-Profile als Basis für die Jahreslohnmeldung sauber zu hinterlegen. Am besten bestellt ihr im Januar beim Versicherer oder allenfalls beim Versicherungsbroker die aktuellen ELM-Profile, damit diese im Versicherungsstamm im Lohnprogramm korrekt hinterlegt werden können. Übrigens, auch die Quellensteuerabrechnungen können via ELM monatlich an die verschiedenen Steuerämter eingereicht werden. Es gibt Kantone, welche die Quellensteuerabrechnung im Jahresmodell abrechnen und Kantone, welche das Monatsmodell anwenden. Im Kreisschreiben Nr. 45 der eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV findet ihr wichtige Informationen zur Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern.

Zum Lohnabschluss gehört auch das Erstellen vom Lohnausweis. Bei Unsicherheiten ist die Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung der ESTV eine gute Hilfe.

Vielfach gibt es Anpassungen in den Ziffern 2.3, 3. und 15. Wenn ihr die Lohnarten unterjährig korrekt geführt habt, sollte es hier keine Anpassungen mehr geben und ihr habt die Lohnausweise mit minimalem Zeitaufwand aus dem Lohnprogramm erstellt. Auch wenn zum Beispiel im Jahr 2024 ein neues Spesenreglement von der Steuerverwaltung genehmigt wurde, ist die Bemerkung in der Ziffer 15 zu aktualisieren. Diese Bemerkung kann im Personalstamm global für alle Mitarbeitenden erfasst werden.

Im Hinblick auf die Pensionskasse, ist es hilfreich, wenn die Löhne für das neue Jahr Ende November / anfangs Dezember fixiert sind, da gewisse Pensionskassen Sperrzeiten infolge Jahresaktualisierung haben und damit die Onlinemeldung während einem gewissen Zeitraum nicht möglich ist. Zudem liegen so die neuen BVG-Abzüge pünktlich für den Januarlohn vom neuen Jahr vor.

Ich hoffe, ihr konntet einige wertvolle Tipps und Tricks mitnehmen, welche euch die Erstellung des Lohnabschlusses vereinfacht.