Quellensteuer – Pflichten und Empfehlungen der Arbeitgeberin

06. Februar 2024 | Manuel Egli, Partner von der OPES AG

Bei der Quellensteuer hat man als Arbeitgeberin diverse Pflichten zu beachten.

Sie sind nicht nur dafür verantwortlich, die Quellensteuer korrekt zu berechnen und vom Lohn ihrer Arbeitnehmer:innen abzuziehen, sondern auch die Einbehaltung und Ablieferung der Steuer an die zuständigen Steuerbehörden sicherzustellen. Weiter müssen Sie Ihre Angestellten über den Steuerabzug informieren und ihnen eine Bestätigung darüber aushändigen. Diese Verantwortlichkeiten erfordern eine genaue Kenntnis der geltenden Vorschriften und eine sorgfältige Abwicklung, um die Einhaltung der steuerlichen Pflichten zu gewährleisten.

In der Schweiz gibt es zwei Hauptkategorien von Personen, die der Quellensteuer unterliegen: Arbeitnehmer:innen mit Ansässigkeit in der Schweiz und solche mit Ansässigkeit im Ausland. Die erste Gruppe umfasst Arbeitnehmer:innen ohne Niederlassungsbewilligung, die in der Schweiz ansässig sind und aus ihrer unselbstständigen Erwerbstätigkeit Einkünfte erzielen. Die zweite Gruppe umfasst Arbeitnehmer:innen, die im Ausland ansässig sind, aber Einkünfte aus einer unselbstständigen Erwerbstätigkeit in der Schweiz beziehen. Für beide Gruppen wird die Quellensteuer durch rechtliche Bestimmungen und internationale Abkommen geregelt.

Die Tarifanwendung für die Quellensteuer in der Schweiz basiert auf verschiedenen Tarifcodes, die abhängig von den persönlichen Verhältnissen der steuerpflichtigen Person zum Zeitpunkt der Leistungsauszahlung sind. Es gibt spezifische Tarife für Alleinerziehende, Verheiratete (Ein- und Zweiverdiener), Grenzgänger und für Einkünfte, die im vereinfachten Abrechnungsverfahren besteuert werden. Änderungen in den Lebensumständen der steuerpflichtigen Person, wie Heirat oder Geburt von Kindern, führen zu einer Neubewertung des anzuwendenden Tarifs ab dem folgenden Monat. Demzufolge ist es essenziel, dass die quellensteuerpflichtigen Mitarbeiter:innen mindestens einmal pro Jahr im Rahmen einer Checkliste Auskünfte geben müssen, über den Zivilstand, allfällige Nebenerwerbstätigkeiten, ob der Ehepartner ebenfalls erwerbstätig ist oder nicht, etc., zusammengefasst über sämtliche für den Quellensteuertarif relevanten Ereignisse.

In den Kantonen, die das Monatsmodell nutzen, wird die Quellensteuer auf Basis der monatlichen Bruttoeinkünfte des Arbeitnehmers berechnet, wobei alle steuerpflichtigen Leistungen, die im jeweiligen Monat an den Arbeitnehmer:innen ausgezahlt werden, für die Steuerberechnung zusammengefasst werden. Besonderheiten treten bei der Berechnung des 13. Monatslohns auf. Wird dieser monatlich ausgezahlt, unterliegt der gesamte Bruttolohn der Quellensteuer. Bei vierteljährlicher, halbjährlicher oder jährlicher Auszahlung wird der 13. Monatslohn anteilig zu den übrigen satzbestimmenden Einkünften des Auszahlungsmonats hinzugerechnet.

Für Arbeitnehmer:innen mit mehreren Teilzeit-Erwerbstätigkeiten oder Ersatzeinkünften erfolgt eine Umrechnung des satzbestimmenden Einkommens basierend auf dem effektiven Gesamtbeschäftigungsgrad aller Erwerbstätigkeiten. Ist das Pensum nicht bekannt, wird für das satzbestimmende Einkommen jedes Arbeitsverhältnis auf ein 100 Prozent-Pensum umgerechnet. Auch Einkünfte aus ausländischen Quellen sind hierbei relevant. Bei Veränderungen in den Arbeitsverhältnissen, wie der Aufnahme oder Beendigung einer weiteren Erwerbstätigkeit, erfolgt die Umrechnung ab dem Folgemonat. Es ist deshalb von grosser Wichtigkeit, dass Arbeitgeber in den Kantonen, die das Monatsmodell anwenden, bei ihren Mitarbeitern genau abklären, ob und in welchem Umfang diese weiteren Erwerbstätigkeiten nachgehen. Diese Information ist entscheidend für die korrekte Berechnung des satzbestimmenden Einkommens, insbesondere wenn eine beschäftigte Person mehrere Arbeitsverhältnisse hat oder nebenberufliche Einkünfte erzielt.

Arbeitgeber sollten ihre in der Schweiz ansässigen Mitarbeiter:innen darauf hinweisen, dass bei einem jährlichen Bruttoeinkommen aus unselbstständiger Erwerbstätigkeit von mindestens CHF 120 000 eine obligatorische nachträgliche ordentliche Veranlagung durchgeführt wird.

Wichtig ist auch, dass zusätzliche Einkünfte, die nicht der Quellensteuer unterliegen – unter anderem Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit oder Vermögenseinkünfte – ebenfalls eine nachträgliche ordentliche Veranlagung nach sich ziehen. In solchen Fällen müssen die betroffenen Mitarbeiter bis spätestens 31. März des folgenden Steuerjahres die entsprechenden Formulare für die Steuererklärung bei der zuständigen Steuerbehörde anfordern.

Die nachträgliche ordentliche Veranlagung wird bis zum Ende der Quellensteuerpflicht durchgeführt. Für in der Schweiz ansässige Personen, deren Einkommen unter CHF 120 000 pro Jahr liegt, besteht die Möglichkeit, eine (freiwillige) nachträgliche ordentliche Veranlagung zu beantragen. Dieser Antrag muss bis zum 31. März des auf die Fälligkeit der Leistung folgenden Jahres schriftlich bei der zuständigen Steuerbehörde eingereicht werden. Dies bietet eine wertvolle Möglichkeit, um zusätzliche steuerliche Abzüge geltend zu machen. Diese Option ermöglicht es, Ausgaben, die in den Quellensteuertarifen nicht oder nur pauschal berücksichtigt sind, individuell in der Steuererklärung anzugeben. Dazu gehören tatsächliche Berufskosten, zusätzliche Beiträge an die Pensionskasse oder Säule 3a, Aus- und Weiterbildungskosten, Kosten für Kinderbetreuung, Alimentenzahlungen, Schuldzinsen und krankheitsbedingte Ausgaben. Einmal eingereicht, bleibt die nachträgliche ordentliche Veranlagung für die Dauer der Quellensteuerpflicht bestehen und kann nicht mehr zurückgezogen werden.

Quellensteuerpflichtige Personen mit Ansässigkeit im Ausland können eine nachträgliche ordentliche Veranlagung in der Schweiz beantragen, wenn mindestens 90 Prozent ihrer weltweiten Bruttoeinkünfte in der Schweiz steuerbar sind. Diese Regelung, bekannt als Quasi-Ansässigkeit, ermöglicht es Personen, eine Veranlagung zu beantragen, die ihre steuerliche Situation unter Umständen verbessern kann, da sie dann zusätzliche steuerliche Abzüge geltend machen können.

Die Antragstellung muss ebenfalls bis spätestens 31. März des auf das Steuerjahr folgenden Jahres erfolgen. Die zuständige Steuerbehörde prüft anschliessend, ob die Voraussetzungen der Quasi-Ansässigkeit erfüllt sind. Dabei wird das weltweite, steuerpflichtige Gesamteinkommen ermittelt und das in der Schweiz steuerbare Einkommen ins Verhältnis zu den weltweiten Einkünften gesetzt. Die Voraussetzungen für die Quasi-Ansässigkeit müssen jedes Jahr wieder neu erfüllt und nachgewiesen werden.